Dưới đây là mẫu "Chính sách kiểm hàng và đồng kiểm khi giao nhận" được soạn thảo theo đúng chuẩn văn phong pháp lý và yêu cầu thông lệ để đăng ký/thông báo với Bộ Công Thương (dành cho website thương mại điện tử, đặc biệt phù hợp với mô hình phân phối sản phẩm của hệ thống JODY).

CHÍNH SÁCH KIỂM HÀNG VÀ ĐỒNG KIỂM KHI GIAO NHẬN

Mục tiêu chính sách

Nhằm đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng khi mua sắm trực tuyến, JODY Life Connect (gọi tắt là "Chúng tôi") xây dựng quy định chi tiết về việc kiểm tra hàng hóa (đồng kiểm) giữa đơn vị vận chuyển/nhân viên giao hàng và người mua tại thời điểm giao nhận.

1. Định nghĩa "Đồng kiểm"

Đồng kiểm là quyền lợi và thao tác thực tế giúp khách hàng (hoặc người được ủy quyền nhận hàng) được trực tiếp kiểm tra ngoại quan, số lượng và chủng loại của sản phẩm ngay tại thời điểm nhân viên giao hàng trao kiện hàng, trước khi ký nhận và thanh toán (đối với đơn hàng COD).
Lưu ý: Việc kiểm tra không bao gồm việc bóc tem niêm phong, cắm điện thử thiết bị (nếu có yêu cầu kỹ thuật chuyên sâu) hoặc làm rách hộp đối với các sản phẩm có màng seal bảo vệ riêng của nhà sản xuất.

2. Quy trình kiểm hàng khi giao nhận

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Khi nhận được kiện hàng từ shipper/nhân viên giao hàng, khách hàng có quyền yêu cầu được đồng kiểm trước khi ký biên bản bàn giao.

Bước 2: Thực hiện kiểm tra ngoại quan

Khách hàng tiến hành kiểm tra bên ngoài gói hàng:

Kiểm tra tình trạng niêm phong, băng dính, tem chống hàng giả của JODY.
Kiểm tra xem hộp/bao bì có dấu hiệu móp méo, rách vỡ, ẩm ướt hay bị mở trước hay không.
Đối chiếu thông tin người nhận, mã vận đơn trên nhãn vận chuyển với đơn hàng thực tế của mình.

Bước 3: Kiểm tra sản phẩm bên trong

Mở kiện hàng dưới sự chứng kiến của nhân viên giao nhận để kiểm tra chủng loại, số lượng, mẫu mã sản phẩm đã đặt.

Bước 4: Ký xác nhận hoặc từ chối nhận hàng

Trường hợp đạt yêu cầu: Khách hàng thanh toán số tiền còn lại (nếu có), ký nhận biên bản giao hàng/vận đơn và hoàn tất giao dịch.
Trường hợp phát sinh sự cố: Tiến hành theo Mục 3 bên dưới.

3. Xử lý trường hợp hàng hóa có vẫn đề (Lỗi vận chuyển / Lỗi sản phẩm)

Khi đồng kiểm, nếu phát hiện sản phẩm gặp các vấn đề sau:

Sai chủng loại, thiếu số lượng sản phẩm so với đơn hàng đã đặt.
Hàng hóa bị bể vỡ, móp méo nặng, rách bao bì hoặc có dấu hiệu bị cạy phá, tác động ngoại lực trong quá trình vận chuyển.

Cách xử lý:

Khách hàng có quyền từ chối nhận hàng ngay tại thời điểm đó.
Yêu cầu nhân viên giao hàng xác nhận tình trạng thực tế vào biên bản giao nhận (hoặc chụp ảnh/quay video gói hàng làm bằng chứng trước sự chứng kiến của shipper).
Lập tức liên hệ với bộ phận Chăm sóc khách hàng của JODY qua hotline/kênh hỗ trợ chính thức để được hỗ trợ gửi bù hàng mới hoặc hoàn tiền nhanh chóng.

4. Chính sách sau khi đã ký nhận hàng

Trường hợp khách hàng đã ký nhận hàng, thanh toán và nhân viên giao hàng đã rời đi, JODY hiểu rằng kiện hàng đã được giao đủ số lượng và nguyên vẹn về mặt ngoại quan.
Các khiếu nại về sau liên quan đến việc thiếu hàng, bể vỡ do vận chuyển sẽ khó có căn cứ để đơn vị vận chuyển đền bù. Do đó, quý khách vui lòng tuân thủ nghiêm ngặt quy trình đồng kiểm lúc nhận hàng.
Đối với các khiếu nại về lỗi kỹ thuật từ nhà sản xuất (lỗi ẩn bên trong sản phẩm sau khi đã mở hộp), chính sách sẽ được áp dụng theo Chính sách Đổi trả và Bảo hành của công ty (thường trong vòng 03–07 ngày kể từ khi nhận hàng).

5. Cam kết của đơn vị cung cấp

Chúng tôi cam kết toàn bộ hàng hóa gửi đi đều là hàng chính hãng, mới 100%, có đầy đủ hóa đơn chứng từ và được đóng gói niêm phong cẩn thận.
Mọi tranh chấp phát sinh trong quá trình giao nhận do lỗi của đơn vị vận chuyển sẽ được JODY đứng ra giải quyết triệt để nhằm bảo vệ quyền lợi tối đa cho khách hàng và đối tác phân phối.

Bản chính sách này được áp dụng công khai trên toàn hệ thống thương mại điện tử của JODY Life Connect và tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thương mại điện tử.